Tìm hiểu quỹ bảo trì chung cư và những quy định liên quan

1. Quỹ bảo trì chung cư là gì?

1.1. Khái niệm quỹ bảo trì chung cư

Quỹ bảo trì chung cư là khoản kinh phí được sử dụng để bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu. Nguồn tiền này phục vụ việc bảo dưỡng, sửa chữa hoặc thay thế các hạng mục, hệ thống và thiết bị thuộc phần sở hữu chung trong quá trình tòa nhà vận hành. Quỹ bảo trì khác với phí quản lý vận hành, bởi phí quản lý được dùng cho các hoạt động vận hành thường xuyên như vệ sinh, bảo vệ, quản lý tòa nhà, còn kinh phí bảo trì được sử dụng cho các công việc bảo trì theo quy định.

Quỹ bảo trì chung cư là khoản kinh phí dành cho việc bảo trì, sửa chữa và thay thế các hạng mục thuộc phần sở hữu chung của tòa nhà. (Nguồn: Sưu tầm)

1.2. Quỹ bảo trì chung cư được dùng để làm gì?

Kinh phí bảo trì được sử dụng để bảo dưỡng, sửa chữa và thay thế các hạng mục thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư khi cần thiết, chẳng hạn như hệ thống, thiết bị dùng chung và những bộ phận công trình bị xuống cấp. Việc sử dụng nguồn quỹ phải đúng phạm vi bảo trì phần sở hữu chung, không dùng thay cho phí quản lý vận hành hoặc các khoản chi không thuộc mục đích bảo trì. Nếu kinh phí đã thu không đủ để thực hiện công việc cần thiết, các chủ sở hữu có thể phải đóng góp thêm theo quy định.

2. Mức đóng quỹ bảo trì chung cư hiện nay

2.1. Người mua căn hộ phải đóng bao nhiêu?

Theo quy định hiện hành, người mua căn hộ phải đóng 2% giá trị căn hộ hoặc phần diện tích mua để hình thành kinh phí bảo trì phần sở hữu chung. Khoản tiền này được ghi riêng trong hợp đồng mua bán và người mua thanh toán cùng với tiền mua căn hộ. Chẳng hạn, nếu giá bán căn hộ là 3 tỷ đồng thì kinh phí bảo trì tương ứng là 60 triệu đồng. Khoản tiền này được sử dụng cho công tác bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, không phải phí quản lý vận hành.

2.2. Chủ đầu tư có phải đóng quỹ bảo trì không?

Chủ đầu tư cũng có trách nhiệm đóng kinh phí bảo trì đối với phần diện tích thuộc sở hữu riêng mà mình giữ lại và không bán, trừ phần diện tích thuộc sở hữu chung. Khoản kinh phí này được xác định theo tỷ lệ 2% giá trị phần diện tích giữ lại, với cách xác định giá trị được thực hiện theo quy định pháp luật về nhà ở. Như vậy, trách nhiệm đóng quỹ bảo trì chung cư không chỉ áp dụng đối với người mua căn hộ mà còn được xác định đối với phần diện tích riêng mà chủ đầu tư tiếp tục sở hữu.

2.3. Khi nào phải đóng quỹ bảo trì?

Đối với người mua căn hộ, thời điểm và phương thức thanh toán kinh phí bảo trì được thể hiện trong hợp đồng mua bán, trong đó khoản 2% được xác định riêng với tiền mua nhà. Nếu căn hộ được chuyển nhượng cho người khác sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ này, người mua sau không phải đóng lại khoản kinh phí bảo trì 2% cho cùng căn hộ; các bên cần kiểm tra thông tin về khoản kinh phí đã đóng và tình trạng quản lý quỹ khi thực hiện giao dịch. Việc xác định đúng thời điểm và số tiền phải đóng giúp hạn chế tình trạng thu trùng hoặc nhầm lẫn giữa kinh phí bảo trì với các khoản phí khác.

3. Quỹ bảo trì chung cư được quản lý như thế nào?

3.1. Ai quản lý quỹ bảo trì chung cư?

Trong quá trình vận hành nhà chung cư, trách nhiệm quản lý quỹ bảo trì chung cư được chuyển giao từ chủ đầu tư sang Ban quản trị theo quy định. Chủ đầu tư có trách nhiệm quản lý khoản kinh phí trong giai đoạn trước khi Ban quản trị được thành lập và thực hiện bàn giao đầy đủ khi Ban quản trị được thành lập. Sau đó, Ban quản trị là đơn vị đại diện cho các chủ sở hữu tiếp nhận, quản lý và sử dụng nguồn kinh phí này đúng mục đích bảo trì phần sở hữu chung. Việc quản lý quỹ phải bảo đảm công khai, minh bạch và chịu sự giám sát của Hội nghị nhà chung cư.

3.2. Tài khoản quản lý quỹ bảo trì

Kinh phí bảo trì phải được quản lý tách biệt với các khoản tiền phục vụ hoạt động quản lý, vận hành nhà chung cư để bảo đảm sử dụng đúng mục đích. Sau khi Ban quản trị được thành lập, khoản kinh phí được quản lý thông qua tài khoản tại tổ chức tín dụng theo quy định, phục vụ riêng cho công tác bảo trì phần sở hữu chung. Việc thu, chi từ tài khoản phải có căn cứ, được theo dõi và công khai để các chủ sở hữu có thể nắm được tình hình sử dụng quỹ.

3.3. Bàn giao quỹ bảo trì từ chủ đầu tư cho Ban quản trị

Việc bàn giao quỹ bảo trì giúp Ban quản trị có nguồn kinh phí để quản lý và thực hiện bảo trì các phần sở hữu chung của tòa nhà. (Nguồn: Sưu tầm)

Khi Ban quản trị được thành lập và có đủ điều kiện tiếp nhận, chủ đầu tư có trách nhiệm bàn giao kinh phí bảo trì cùng hồ sơ liên quan theo quy định. Việc bàn giao cần xác định rõ số tiền đã thu, số tiền đã sử dụng cho công tác bảo trì nếu có và phần kinh phí còn lại để Ban quản trị tiếp tục quản lý. Trường hợp chủ đầu tư chậm bàn giao hoặc không bàn giao đầy đủ, Ban quản trị và các chủ sở hữu có quyền yêu cầu thực hiện đúng nghĩa vụ, đồng thời có thể đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định. Nghị định 95/2024/NĐ-CP hiện là một trong những văn bản hướng dẫn chi tiết việc quản lý, sử dụng nhà chung cư theo Luật Nhà ở 2023.

4. Cư dân có quyền gì đối với quỹ bảo trì chung cư?

4.1. Quyền được biết tình hình quản lý và sử dụng quỹ

Cư dân, với tư cách là chủ sở hữu nhà chung cư, có quyền được tiếp cận và theo dõi những thông tin liên quan đến việc quản lý, sử dụng quỹ bảo trì chung cư, trong đó có tình hình thu, chi và các khoản kinh phí đã sử dụng cho công tác bảo trì. Việc quản lý nguồn tiền cần bảo đảm công khai, minh bạch để các chủ sở hữu có thể biết quỹ đang được sử dụng cho hạng mục nào và số dư còn lại ra sao. Đây cũng là cơ sở để cư dân giám sát hoạt động của Ban quản trị và kịp thời phản ánh nếu phát hiện những khoản chi không phù hợp.

4.2. Quyền tham gia quyết định việc sử dụng quỹ

Cư dân có thể tham gia vào các vấn đề liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư thông qua Hội nghị nhà chung cư, trong đó có những nội dung thuộc thẩm quyền quyết định của Hội nghị theo quy định. Ban quản trị là đơn vị đại diện cho các chủ sở hữu trong việc quản lý nhà chung cư và thực hiện các công việc được Hội nghị nhà chung cư giao. Vì vậy, việc sử dụng quỹ bảo trì không đơn thuần là quyết định riêng của một cá nhân mà phải tuân thủ quy định về thẩm quyền, trình tự và mục đích sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung.

4.3. Quyền giám sát hoạt động của Ban quản trị

Cư dân có quyền theo dõi hoạt động của Ban quản trị, đặc biệt là việc lập kế hoạch bảo trì, lựa chọn đơn vị thực hiện, quản lý thu chi và sử dụng nguồn kinh phí bảo trì. Các chủ sở hữu nên chủ động lưu giữ biên bản Hội nghị nhà chung cư, báo cáo thu chi, hồ sơ bảo trì và những tài liệu liên quan để có cơ sở đối chiếu khi cần thiết. Việc giám sát thường xuyên không chỉ giúp nâng cao tính minh bạch trong quản lý quỹ bảo trì chung cư mà còn góp phần bảo đảm nguồn kinh phí được sử dụng đúng mục đích, phục vụ chất lượng và an toàn của tòa nhà.

5. Quy trình sử dụng quỹ bảo trì chung cư

5.1. Xác định hạng mục cần bảo trì

Trước khi sử dụng quỹ bảo trì chung cư, Ban quản trị cần xác định rõ hạng mục thuộc phần sở hữu chung đang cần bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế. Việc kiểm tra hiện trạng nên được thực hiện dựa trên mức độ xuống cấp và ảnh hưởng của hạng mục đến an toàn, chất lượng công trình cũng như hoạt động chung của tòa nhà. Những vấn đề liên quan đến hệ thống, thiết bị dùng chung hoặc các bộ phận công trình cần được xử lý kịp thời nên được ưu tiên đưa vào kế hoạch bảo trì.

5.2. Lập kế hoạch và dự toán chi phí

Sau khi xác định công việc cần thực hiện, Ban quản trị cần xây dựng kế hoạch bảo trì, xác định phạm vi công việc và dự kiến kinh phí cần sử dụng. Đối với những hạng mục có chi phí lớn hoặc yêu cầu kỹ thuật cao, việc tham khảo báo giá và phương án từ các đơn vị có chuyên môn giúp có cơ sở lựa chọn phù hợp, đồng thời tăng tính minh bạch khi sử dụng nguồn quỹ. Chi phí dự kiến cũng cần được đối chiếu với số dư thực tế để chủ động phương án tài chính.

5.3. Thông qua phương án bảo trì

Phương án sử dụng kinh phí bảo trì cần được thực hiện đúng thẩm quyền và trình tự theo quy định. Ban quản trị có trách nhiệm tổ chức triển khai những công việc thuộc phạm vi được giao, trong khi các nội dung thuộc thẩm quyền của Hội nghị nhà chung cư cần được đưa ra để cư dân xem xét, quyết định. Việc xác định rõ thẩm quyền ở từng trường hợp giúp hạn chế tình trạng tự ý sử dụng quỹ hoặc phát sinh tranh chấp giữa cư dân, Ban quản trị và các bên liên quan.

5.4. Thực hiện và nghiệm thu

Công tác bảo trì cần được kiểm tra, nghiệm thu đầy đủ trước khi thanh toán và lưu hồ sơ theo quy định. (Nguồn: Sưu tầm)

Sau khi phương án được thông qua, công việc bảo trì được triển khai theo phạm vi và yêu cầu đã thống nhất. Ban quản trị cần theo dõi tiến độ, chất lượng thi công và việc sử dụng kinh phí trong suốt quá trình thực hiện. Khi hoàn thành, cần kiểm tra, nghiệm thu kết quả trước khi thực hiện thanh toán theo hợp đồng và lưu giữ đầy đủ hồ sơ, hóa đơn, biên bản nghiệm thu cùng các chứng từ liên quan. Đây là cơ sở để cư dân có thể theo dõi và kiểm tra việc sử dụng quỹ bảo trì chung cư một cách minh bạch.

Quỹ bảo trì là nguồn kinh phí quan trọng giúp duy trì chất lượng, an toàn và giá trị sử dụng của các hạng mục chung trong tòa nhà. Vì vậy, cư dân không chỉ cần hiểu rõ mức đóng mà còn nên chủ động theo dõi quá trình quản lý, sử dụng và bảo trì công trình. Nắm rõ các quy định về quỹ bảo trì chung cư sẽ giúp cư dân bảo vệ tốt hơn quyền lợi của mình, đồng thời góp phần xây dựng môi trường sống minh bạch và ổn định.